Write a comment
Beste Rallyvrienden,
De Tulpenrallye gaat dit jaar niet door! Het aantal besmettingen met het coronavirus neemt in Europa de laatste weken sterk toe. Zo krijgt de Bordeaux-regio van de Franse overheid op 27 augustus 2020 de code rood. Er is in een aantal regio’s nog geen duidelijkheid over het verlenen van de ontheffingen ondanks onze tijdige aanvraag en het aanvullende corona-protocol. Dit leidt ertoe dat wij, twee maanden voor de geplande startdatum, onvoldoende zekerheid dat de Tulpenrallye daadwerkelijk van start kan gaan. Wij onderhouden goede contacten met de diverse overheden. Die overheden werken prima mee, maar over de ontwikkelingen van het coronavirus kunnen zij geen voorspellingen doen. Dit vormt op dit moment een ernstig organisatorisch risico. Op basis hiervan hebben wij besloten de rally te verschuiven naar 2021.
Wij zijn als Organisatiecomité zeer teleurgesteld dat de rally niet door kan gaan. Iedereen die bij de organisatie betrokken is, heeft zijn uiterste best gedaan om een succesvolle rally voor te bereiden. Wij willen betrokkenen daarvoor nadrukkelijk bedanken.
In Nieuwsbrief #13 hebben wij deelnemende equipes de mogelijkheid gegeven om te annuleren. We ontvingen naast een beperkt aantal annuleringen ook veel positieve berichten van deelnemers die ons aanmoedigden om de voorbereidingen te continueren. Ook onze partners en sponsors hebben ons daarbij continu positief ondersteund.
Het niet doorgaan van deze Tulpenrallye heeft financiële consequenties. Het Organisatiecomité heeft een passende oplossing gevonden die de schade voor deelnemers en organisatie zo veel mogelijk beperkt. In deze Nieuwsbrief wordt de uitwerking hiervan toegelicht.
De 67e Tulpenrallye wordt nu verreden van 2 tot en met 8 mei 2021. Het wordt de rally die wij voor 2020 hadden voorbereid met Bordeaux als startplaats!
Met vriendelijke groet,
Organisatiecomité 67e Tulpenrallye
Tulpenrallye Dutch Edition 2020
Na de Home Edition in mei wil het Organisatiecomité een evenement in het najaar organiseren. Op vrijdag 30 en zaterdag 31 oktober 2020 zal de tweedaagse Tulpenrallye Dutch Edition 2020 worden georganiseerd door en met de Tulpenrallye-organisatie. Met deze rally wil het Organisatiecomité de deelnemers het Tulpenrallye-gevoel meegeven in 2020. Met behulp van de Tulpenrallye-sponsors ontstaat er een uniek evenement op bijzondere locaties. Deze dagen staan nu nog gereserveerd in de agenda van alle ingeschreven equipes. Houdt deze reservering nog even vast!
Met een start en finish in de omgeving van Nijmegen houden wij ons aan alle geldende corona-regels. Zowel de locaties als de rally en alle activiteiten rondom deze tweedaagse zijn helemaal corona-proof. Medio september komt meer informatie over de Tulpenrallye Dutch Edition 2020 beschikbaar en wordt de inschrijving geopend.
Financiële consequenties
Voor de 67e Tulpenrallye in 2021 maken wij gebruik van de route, het programma en de voorbereidingen die in 2020 gedaan zijn: starten in Bordeaux en de finish in Valkenburg. Hiermee worden de kosten van het verschuiven van de 67e editie zo laag mogelijk en daarmee ontstaan lagere annuleringskosten. Afspraken die gemaakt zijn met de diverse locaties langs de route worden, als dat kan en lukt, verschoven naar 2021. Daarom hoeven alleen de kosten van een beperkt (niet herbruikbaar) deel van de voorbereidingskosten te worden verrekend in de annuleringskosten.
Op 16 maart 2020 hebben wij alle (oorspronkelijke) equipes met een startnummer geïnformeerd over het niet doorgaan van de rally in mei 2020. Alle (oorspronkelijke) equipes vallen onder de nu vastgestelde annuleringsregeling. Dit is ongeacht of een equipe na 16 maart de inschrijving heeft geannuleerd of nog als equipe geregistreerd staat.
Annuleringskosten
De annuleringskosten voor de 2020 editie van de Tulpenrallye bedragen voor alle (oorspronkelijke) equipes € 350 per equipe.
Inschrijfgeld 67e Tulpenrallye 2021
Het inschrijfgeld voor de 67e Tulpenrallye in 2021 bedraagt € 2.875 per equipe. Dit is inclusief een verhoging van € 100 (in vergelijking met 2020) ter dekking van kostenstijgingen.
Uitvoering voor deelnemers aan 67e Tulpenrallye in 2021
Alle (oorspronkelijke) equipes hebben recht op een startplaats voor de 67e Tulpenrallye in 2021. De kosten hiervoor bedragen € 450 (€ 350 + € 100) per equipe. Alle (oorspronkelijke) equipes die eerder een annuleringsvergoeding hebben betaald, krijgen dit gecrediteerd. Alle (oorspronkelijke) equipes die een hotelpakket hebben gereserveerd en betaald voor 2020, kunnen dit doorschuiven naar 2021 (eventueel vermeerderd met kostenverhogingen die door de hotels in rekening worden gebracht).
Uitvoering overige deelnemers
Alle (oorspronkelijke) equipes die geen gebruik maken van het recht op een startplaats in 2021 krijgen het inschrijfgeld gecrediteerd verminderd met de annuleringskosten van € 350. Alle (oorspronkelijke) equipes die geen gebruik maken van het recht op een startplaats in 2021 en die een hotelpakket hebben gereserveerd en betaald voor 2020, kunnen dit hotelpakket annuleren en krijgen de betaling hiervan gecrediteerd.
Alle (oorspronkelijke) zakelijke equipes die geen gebruik maken van hun recht op een startplaats in 2021 krijgen het inschrijfgeld gecrediteerd. Wel wordt het annuleringsbedrag van € 350 verhoogd met BTW en de advertentiekosten zoals overeengekomen. Uiteraard wordt de advertentie meegenomen in de publicaties voor de 67e Tulpenrallye in 2021.
Proces
Het Tulpenrallye inschrijfprogramma is nog niet aangepast om deze regelingen uit te voeren. Dit kost enige voorbereidingstijd. Wij verwachten medio september alle deelnemers te informeren over het administratief proces. Het is niet noodzakelijk om hierover nu berichten te sturen aan het wedstrijdsecretariaat.
Samengevat
Het Organisatiecomité van de 67e Tulpenrallye heeft de annuleringskosten voor de 2020 editie van de Tulpenrallye voor alle deelnemers zo veel mogelijk beperkt. Daarnaast zijn de annuleringskosten gelijk verdeeld over alle (oorspronkelijke) equipes.
Met de nu beschreven regeling vervalt “artikel 4.7 - Annulering inschrijving” van het Tulpenrallye reglement (tot en met de aangepaste versie van 25-4-2020). Ook vervalt de regeling beschreven in de Nieuwsbrief van 11 augustus 2020.
